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Erfolgreich Mitarbeitergespräche führen

150 150 Francisco Javier Fiala

Seit jeher gehören Mitarbeiter mit zum höchsten Gut von Unternehmen. Das wird sich auch durch die Digitalisierung nicht ändern. Im Gegenteil, je enger der Arbeitsmarkt, je qualifizierter die Prozesse werden umso wichtiger ist das Human Kapital. Daher gilt je besser und intensiver sich Mitarbeiter (MA) mit ihrem Unternehmen identifizieren, desto zufriedener ist der Mensch und desto erfolgreicher ist das Unternehmen.

Es ist daher von enormer Bedeutung, dass MA in jeglicher Form offen, ehrlich und transparent geführt werden. Hierzu dient eines der wichtigsten Führungsinstrumente: das Mitarbeitergespräch (MAG). Allerdings ist dieses Mittel mit Fingerspitzengefühl und voller Aufmerksamkeit zu führen, um das Bedürnis nach Bedeutsamkeit der Mitarbeiter und somit den Respekt zu erreichen. Nur solche Gespräche sind wirksam und zielführend zugleich. Sonst geht der Schuss nach hinten los.

Gründe für das Mitarbeitergespräch

Es gibt unterschiedliche Anlässe für Mitarbeitergespräche, für die es gilt es sich vorzubereiten. Im Grunde genommen kann so ziemlich jede Unterhaltung zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten als Mitarbeitergespräch behandelt werden und dies sollte auch jeder Führungskraft bewusst sein. Denn schon die kurze Begrüßung im Fahrstuhl kann unterschiedliche Impulse auslösen.

Dieser Beitrag soll sich jedoch den formellen Gesprächen zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten widmen.

Allgemein betrachtet geht es bei einem Mitarbeitergespräch um besondere Anlässe oder Themen, die Vorgesetzten und Mitarbeiter veranlassen, sich zusammenzusetzten und Meinungen auszutauschen. Diese Gespräche können regelmäßiger Natur sein (Beurteilungsgespräch, Zielvereinbarungsgespräch) oder auch bezogen auf einen Anlass sein wie zum Beispiel das Einführungsgespräch.

In diesen Gesprächen sollte es gehen um Sachinhalte und Zielsetzungen wobei sich naturgemäß Vorgesetzter und Mitarbeiter in einem Vier-Augen-Gespräch gegenübersitzen. In Einzelfällen kann auch ein höherer Vorgesetzter oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung hinzu gebeten werden.

Die Bringschuld des Vorgesetzten

Für diese Art von formellen Gesprächen ist es von Bedeutung, dass Termin, Thema und Ort rechtzeitig dem Mitarbeiter mitgeteilt werden, damit er sich auch seinerseits auf das bevorstehenden Mitarbeitergespräch vorbereitet werden kann, aber auch um den „Stresspegel“ für den Mitarbeiter in einer angemessenen Spannung zu halten.

In jedem Fall muss es der Führungskraft bewusst sein, dass MAG höchste Priorität besitzen und demzufolge regelmäßig in den Alltag integriert werden sollten. Schießlich ist nicht nur das Unternehmen daran interessiert für eine effiziente und homogene Ablauforganisation zu sorgen. Auch der Mitarbeiter erwartet die Möglichkeit seine menschlichen Bedürfnisse nach Sicherheit, Bedeutsamkeit und Verbundenheit zu befriedigen.

Daher ist die Führungskraft in diesem Fall in der Bringschuld.

Checkliste für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Die Vorbereitung des Gesprächs, und zwar von beiden Seiten, ist die Grundlage für einen erfolgreichen Austausch und konkrete Ziel-Vereinbarungen.

  1. Einleitung.
    Voraussetzung für jedes Gespräch ist selbstverständlich eine durch Respekt geprägte Gesprächskultur in einer freundlichen und höflichen Atmosphäre. Gegenseitige Aufmerksamkeit ist jedoch ebenso rudimentär. Somit steht die formelle Begrüßung des MA und das Danken für die Einhaltung des Termins zu Beginn. Des weiteren ist die Bedeutung des Gesprächs herauszustellen und sich an einen geeigneten, barrierefreien Tisch in vetrauenssvoller, ruhiger Atmosphäre zu setzen. Eine persönliche, etwas private kurze Unterhaltung trägt zu einem offenen und positiven Klima bei. Selbstverständlich sollten Störungen während der vereinbarten Gesprächszeit vermieden werden (Telefon, Unterbrechungen, laute Geräuschkulisse).
  2. Darstellung des Anlasses.
    Hier geht es im wesentlichen um das Konkretisieren des Gesprächsanlasses, des Verlaufes sowie des Zeitrahmens. Dies könnte man als die Spielregeln betrachten.
  3. Sichtweise des Mitarbeiters.
    Als erstes sollte dem Mitarbeiter die Möglichkeit eingeräumt werden seine Sichtweise darzustellen. Dabei sollte sich die Führungskraft Notizen zu den Ausführungen machen und den MA nicht unnötig unterbrechen. Nachfragen sollte er nur, wenn er etwas nicht verstanden hat.
  4. Eigene Sichtweise.
    Anschließend hat der Vorgesetzte die Gelegenheit seine eigene Meinung darzustellen, indem er Ausführungen des MA bestätigt (sehr gerne), korrigiert oder ergänzt.
  5. Frustration abbauen.
    Sehr wichtiger Punkt. Dies gelingt jedoch nur, wenn grundsätzlich eine offene und vertrauensvolle Unternehmenskultur gelebt wird. Es wird schwierig, wenn nicht gar unmöglich, dies ausschließlich in den Vier-Augen-Gesprächen nachholen zu wollen. Erfolg oder Misserfolg der Unterhaltung ist nicht zuletzt davon abhängig, ob der Mitarbeiter die Gelegenheit, aber auch die Ermutigung erhält seinen eigenen Gefühlen Luft zu verschaffen. Denn hier ist die richtige Gelegenheit und richtige Ansprechpartner für angestauten beruflichen Unmut oder Missverständnisse. Dabei ist, in einem bestimmten Rahmen, eine gewisse Emotionalität des MA durchaus zu akzeptieren. Diese Äußerungen sollten nicht kommentiert werden, sondern im Anschluß als Überleitung zum zuvor vereibarten Kern des Gesprächs dienen.
  6. Das sachliche Kerngespräch.
    Es sei nochmals herausgestellt: auch wenn es in diesem Punkt um den eigentlichen Kern des Gepräches geht, ist der gesamte Verlauf des MAG, Punkt für Punkt, von gleichmäßiger Bedeutung für sinnvolles und wirksames Ergebnis. Zunächst geht es nun also um das gemeinsame Ausarbeiten unterschiedlicher Sichtweisen und der Ursachen. Es sollten im Anschluss nach Lösungen gesucht werden, die für beide Parteien akzeptabel sind. Dabei ist es wichtig offen seine Meinung zu äußern, Stellung zu beziehen und nicht um den den heißen Brei herum zu reden. Jederzeit sollte eine gewisse Flexibilität zur Meinungsänderung vorhanden sein, nämlich dann, wenn sich neue wesentliche Fakten im Verlauf des Gespräches ergeben. Gemeinschaftliche Zwischenergebnisse sind zusammenzufassen, zu artikulieren sowie zu sichern. Schließlich sollte das eigentliche Gesprächsziel permanent vor Augen gehalten werden.
  7. Abschluss des Gespräches.
    Nachdem alle wesentlichen Inhalte und Ergebnisse schriftlich zusammengefasst wurden ist es wichtig eine Verbindlichkeit zu vereinbaren. Wer macht was bis wann ?
  8. Gesprächsauswertung.
    Nach Beendigung des Gespräches mit einer angemessenen Verabschiedung ist es an der Führungskraft eine schriftliche Nachbereitung vorzunehmen. Welche Maßnahmen gilt es nun zu veranlassen? Welche Gesprächsziele sind erreicht worden? Welche nicht und warum ? Welche neuen Erkenntnisse über den MA sind gewonnen worden (auch persönliche Dinge) und was gilt es beim nächsten Gespräch zu beachten?

Fazit

Jedes Gespäch hat seine eigene Dynamik und hin und wieder einige Überraschungen parat. Jeder kennt es aus dem privaten Austausch. In jedem Fall ist es jedoch immer wieder inspirierend und chancenreich. Die erwähnten Handlungsvorschläge geben dabei lediglich den Rahmen vor um das bestmögliche für beide Seiten zu erreichen. Und beide Seiten sollten verantwortungsvoll und mit Respekt damit umgehen.

Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg !

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Francisco Javier Fiala
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Francisco Javier Fiala

Alle Beiträge von: Francisco Javier Fiala

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